個人情報保護方針
スマートグループ各社（スマートホールディングス株式会社及びその子会社ならびに関連会社をいい、以下、「当社」と総称します。）は、お客様等からご提供いただく個人情報の保護をはかるため、個人情報保護法をはじめ個人情報保護に関する関係諸法に定められた義務を遵守するとともに、以下の方針を定め、これに基づき個人情報の適切な取り扱い、保護に努めてまいります。
1.個人情報の利用目的
当社で取り扱う個人情報の利用目的は以下の通りです。
（1）当社サービスの検討及び利用にあたり取得する個人情報
・当社サービスに関するご連絡のため
・当社サービスのご案内等の営業活動のため
・当社サービスの提供、保守、改善・開発のため
統計資料の作成のため
（2）当社サービスにおいて取り扱いを委託された個人情報（当社サービスに登録又は格納された個人情報等）
・当社サービスの提供、保守、改善・開発、サービス向上等（お客様が登録又は格納した個人情報の加工・改変・翻案、情報の分析、統計データの作成、自然言語処理、機械学習処理等をいいますが、これらに限りません。）のため
・統計資料の作成のため
（3）イベントやアンケート等で提供いただいた個人情報
・当該イベントの運営に必要なご連絡及び手続きのため
・当社サービスのご案内等の営業活動のため
・統計資料の作成のため
（4）お問い合わせ時に取得する個人情報
・各種お問い合わせに対応するため
・お問い合わせ対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握のため
・取得した情報を解析又は分析して、当社サービスの改善・開発を行うため
・統計資料の作成のため
（5）お取引先様の個人情報
・取引の管理・遂行、請求、支払対応のため
・当社サービスご案内等の営業活動のため
・当社サービスの改善・開発、サービス向上等のため
・統計資料の作成のため
（6）株主・投資家の皆様の個人情報
・会社法などの法令上必要な業務遂行のため
・株主様の管理、株主様への対応、その他の株主様に対する各種方策を実施するため
・統計資料の作成のため
（7）当社従業員の個人情報
・業務上の連絡や法令上要求される諸手続きの遂行、その他雇用管理のため
・人事選考、配属先及び出向先決定のため
・本人の適正な健康管理、税務処理、安全衛生管理、福利厚生の提供のため
・当社の宣伝活動のため
・当社サービスの改善・開発、サービス向上等のため
・統計資料の作成のため
※ 従業員とは、役員・従業員・嘱託社員・契約社員・派遣社員・パートタイマーを指します。
※ 退職者の情報は、在職中に掲載された当社宣伝資料内で退職後も掲載を続ける場合があります。
（8）当社の役員及び社員のご家族の個人情報
・緊急時における連絡のため
・社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
・統計資料の作成のため
（9）採用応募者（選考辞退者を含みます）及び就職支援サービス経由で提供いただいた個人情報
・会社説明会や面接日程等の情報提供、問い合わせ対応のため
・当社求人情報、広報記事、イベント情報等の採用に関するご案内
・採否の検討や結果のご連絡のため
・採用決定後の雇用管理のため
・採用品質や効率の向上、その他採用業務のため
・統計資料の作成のため
2.個人情報の第三者提供
当社はイベントやセミナーにて取得した個人情報につき、以下の内容に従って第三者提供を行うことがあります。
（1）提供先
イベント・セミナーの共催事業者
（2）提供される個人情報の内容
会社名・所属団体等の名称、所属名、役職名等の肩書、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、その他イベント・セミナーを通じて取得した情報
（3）第三者提供の方法
電話、FAX、電子メール、郵送などの一般的な方法
（4）その他
上記の内容と相違する個人情報の第三者提供を行う場合は、予め本人に対し個別具体的な内容を提示して同意を得ます。
ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、上記以外で当社が取り扱う個人情報を第三者に提供することはありません。
3.共同利用
当社は取得した個人情報を利用目的の達成に必要な範囲内で、以下の通り共同利用する場合があります。
（1）共同利用の利用目的
・個人情報取得の際にご本人から同意を得た目的及び「1.個人情報の利用目的」に記載の目的
（2）共同利用する個人情報の項目
・氏名、所属に関する情報（会社名、部署名等）、役職名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、弊社への問い合わせ内容商談内容、グループ各社ご利用サービス履歴
（3）共同利用の範囲
・スマートホールディングス株式会社
https://www.smart-group.co.jp/
・スマートスケープ株式会社
https://www.smartscape.co.jp
・スマートエンジニア株式会社
https://www.smart-engineer.co.jp/
・スマートインプリメント株式会社
https://www.smart-implement.co.jp/
・合同会社スマートコンデュース
・アドバンスドソフトウェア株式会社
・4th.ai ※スマートインプリメント株式会社のIn-house Company
https://www.4th.ai/
・VISUS&co. ※スマートエンジニア株式会社のIn-house Company
https://www.visus.solutions/
・SMART CONNECT ※スマートホールディングス株式会社のIn-house Company
・SGIP Inc. (UNITED COMPANIES OF SMART GROUP INTERNATIONAL PHILIPPINES Inc.)
・FPT SMART TECHNOLOGIES Co., Ltd.
（4）共同利用する個人情報の管理責任者
スマートホールディングス株式会社
所在地：東京都港区港南1-8-40 A-PLACE品川8F
代表者：佐藤 康一郎
4.委託
当社は上記利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報（特定個人情報を含みます）の取り扱いの全部又は一部を委託する場合があります。個人情報の取り扱いを外部に委託する際は、十分な情報管理水準を確保している委託先を選定します。また、当該委託先と機密保持契約を結び、必要かつ適切な監督を行います。
5.個人情報の安全管理対策
当社では個人情報の安全管理のために、以下のような対策を講じます。
（1）組織的安全管理措置：
個人情報を適切に取り扱うための管理体制を整備します。規程や手順書を準備し日常的な取り扱いはもとより漏えい事故の発生等、万一の際の連絡体制を整えます。
（2）人的安全管理措置：
従業員に対し個人情報の取り扱いに関する必要な教育を定期的に実施し、従業員から守秘義務に関する誓約書を取得します。
（3）物理的安全管理措置：
執務エリアおよび高機密エリアへの入退室管理を実施し、必要な権限を有しない者による各セキュリティエリアへの侵入を禁止します。これにより、重要情報が関係者外の目に触れることやそれに伴う情報漏えいを防止します。
（4）技術的安全管理措置：
情報へのアクセス可能な権限は必要最低限の付与とし、アクセスログ等の保管を行います。また、外部からの不正なアクセス、改ざん、漏えい、滅失及び毀損から保護するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じるとともに、特に重要なシステムについては定期的に脆弱性診断を行い、安全性を確保します。
6.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取り扱いに関して
当社Webサイトでは、お客様への最適なサービスの提供と利便性向上のため、Cookie、Webビーコン（これに類する技術を含み、以下、「Cookie等」といいます。）の使用、ならびに情報の収集を行うことがあります。Cookieでは、お客様がそのWebサイトで個人情報を入力しない限り特定の個人を識別することはできず、お客様は匿名のままです。
Cookieの使用は任意ですが、受け入れを拒否した場合は一部当社サービス等のご利用ができない場合がありますのでご注意ください。
7. Google Analyticsの利用について
当社はサービス向上のためにGoogle LLC（以下、「Google社」といいます。）の提供するGoogle Analyticsを利用することがあります。Google Analyticsを利用しますと、Google社又は当社の設定するCookieをもとにして、Google社がお客様のサイト又はクラウドシステムの訪問履歴を収集、記録、分析します。当社は、Google社からその分析結果を受け取り、お客様の利用状況等を把握します。Google Analyticsにより収集、記録、分析されたお客様の情報には、特定の個人を識別する情報は一切含まれません。また、それらの情報は、Google社により同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。
Google Analyticsの利用規約及びGoogle社のプライバシーポリシーについては以下のリンク先をご覧ください。
Google Analyticsの利用規約 ：https://www.google.com/analytics/terms/jp.html
Google社のプライバシーポリシー：https://policies.google.com/privacy?hl=ja
8.電気通信サービス等に係る具体的な取り扱い
当社は、上記記載の利用目的の範囲内で、適法かつ公正な手段により、お客様の個人情報を、口頭、書面（申込書、電磁的記録、Web画面等を含みます。）、録音、録画又は機械的・電磁的な方法その他相当な方法で取得することがあります。
９.保有個人データの開示等について
当社の保有個人データについて利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加又は削除・利用の停止・消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以下、「開示等」といいます。）をご希望の場合は、本人又はその代理人からの申し出であることを確認した上で対応いたします。もし、ご希望の全部又は一部に応じられない場合はその理由をご説明いたします。また、当該お申し出によって取得した個人情報は、お申し出に関する連絡・事務手続きに必要な範囲でのみ利用します。
【個人情報の開示等に係る申請の手順】
開示等の請求にあたっては下記必要事項を明記の上、本人確認資料と共にメール又は郵送にてご連絡ください。
代理人によるご請求の場合、本人確認資料と併せて代理人様の本人確認資料と本人からの委任状※が必要です。
＜個人情報データ開示依頼 必要事項＞
・依頼日（当社宛のメール送信日、郵便発送日）
・依頼者本人 or 代理人
・依頼者氏名
・ふりがな
・住所
・電話番号
・E-Mail
・お問合せ内容
・お問合せの対象となる個人情報の概要
・お問い合わせの理由
・その他（項目にないご要望や補足等ございましたらご記載ください）
※委任状必要事項
・代理人氏名（認印）
・代理人住所
・本人との関係
・本人から代理人に権限を委譲した旨の文言
・本人氏名（認印）
・本人住所
【本人確認資料】
ご本人の氏名、現住所、生年月日が明記された公的書類のコピーをお送りください。
例：運転免許証/住民票/外国人登録証/健康保険証…等
※いずれの場合も有効期限内（住民票の場合は3ヶ月以内）のものに限ります。また、裏面分のコピーも必ずお取りください。
※学生の場合は、上記3つの項目が確認できる学生証でも代替できます。
【手数料および徴収方法】
手数料額：開示依頼1件につき1000円の手数料をお支払いいただきます。
徴収方法：方法につきましては、開示依頼メールへ返信の際に併せてご連絡差し上げます。
【開示等の請求及びお問い合わせ窓口】
個人情報保護管理者
スマートホールディングス株式会社 管理本部
所在地：東京都港区港南1-8-40 A-PLACE品川8F
E-Mail：shd-management@smart-group.co.jp
１０．苦情の相談先
当社は、個人情報の取扱いに関するお客様からの苦情その他のお問い合わせについて迅速に対応します。苦情その他のお問い合わせは次の部署にて承っております。
スマートホールディングス株式会社 管理本部
E-Mail：shd-management@smart-group.co.jp
１１．漏えい発生時の対応
お客様の個人情報漏えい等が発生した場合には、事実関係を速やかにお客様に通知します。
個人情報保護方針の改定について
当社は各種法令やガイドラインの制定・変更に伴い、このページの内容を変更する場合がありますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。
制定日：2024年8月20日
スマートホールディングス株式会社
代表取締役 佐藤 康一郎